Organizacja ślubu i wesela wielu osobom kojarzy się z czymś tak prostym, że nie widzą żadnego uzasadnienia, żeby płacić za organizację fachowcom. Z pomocy wedding plannerów w Polsce korzysta wciąż niewielki odsetek ludzi, choć jest ich coraz więcej. Można na to spojrzeć z kilku stron. Para Narzeczonych, którzy podejmują się działania samodzielnie, nie ma żadnego doświadczenia ani z rynkiem ślubno-eventowym, ani w prowadzeniu „rodzinnego projektu”. Nie potrafią do końca przewidzieć, z czym się mierzą. Obiegowa opinia jest taka, że to przecież żadna sprawa − znaleźć fotografa, wideooperatora, salę oczywiście, zamówić kwiaty, rozesłać zaproszenia i zamówić datę ślubu. Któż tego nie ogarnie. Ogarnąć pewnie ogarnie, ale pytanie, z jakim skutkiem i jakim kosztem. Bo satysfakcja z własnego ślubu i wesela nie jest zero-jedynkowa. Jest mierzalna i ma wiele odcieni. Zarówno cały proces przygotowań, jak i przebieg ślubu i wesela powinien być dla narzeczonych przynajmniej… przyjemny. A życie, niestety, pokazuje, że jest często mocno stresujący i frustrujący. Dlaczego? Bo się nagle okazuje, że nie wystarczy pozyskać kontakty z internetu, że rekomendacje znajomych wcale nie są wystarczające, że nie da się znaleźć odpowiedniej sali po zdjęciach na stronie WWW, że wcale nie jest tak, że każdy będzie odpowiadał na maile na czas, że nie wiadomo, co do końca wybrać spośród parunastu opcji, że obie rodziny mają różne wyobrażenia uroczystości i że budżet wcale nie jest z gumy. To nie tak, że wedding planner to osoba, która zna się wyłącznie na modzie i kwiatach, jak często pokazują programy w telewizji. Wedding planner to przede wszystkim organizator, specjalista od komunikacji, skuteczny w osiąganiu celów. Jak go nie wpuszczą drzwiami, wejdzie oknem. Tak, jasne, musimy mieć gust, smak, znajomość trendów. Ale wedding planner to nie tylko wróżka z czarodziejską różdżką, to tylko jedna strona medalu. Druga to „kuchnia eventowa”, której się nie pokazuje w telewizji. Średnio przy jednym weselu pracuje od kilku do czasem parudziesięciu firm i dostawców, których trzeba pozyskać, zakontraktować, wyegzekwować, co mają do zrobienia w odpowiednim miejscu i czasie, czasem na przekor różnym uwarunkowaniom. To praca po nocach i niekiedy po 16−18 godzin na dobę, a w sezonie bez żadnego wolnego dnia w ciągu kilku miesięcy. Usługa organizacji ślubu i wesela jest skierowana do Klientów świadomych, którzy rozumieją, czym np. różni się prywatna impreza, tzw. domówka, od balu na zamku z motywem przewodnim dla 150 osób, albo widzą różnicę w mieszkaniach zaprojektowanych przez projektantów, a mieszkaniach urządzonych bez fachowej pomocy. To także usługa dla ludzi, którzy cenią swój czas. Znacznie więcej czasu poświęci Klient indywidualny na organizację imprezy w porównaniu do inwestycji czasu agencji. Ostatecznie to także dla ludzi świadomych tego, że powtórek nie będzie, że jak źle wybierzemy, to nagle tego nie zmienimy i możemy żałować przez kolejne 10 lat, patrząc na swoje fotografie ślubne. Wedding plannerzy dają gwarancję powodzenia uroczystości, oczywiście tu kluczowe jest doświadczenie i know-how. Reasumując, warto, bo to się po prostu opłaca.
„Wedding planner jest dla bogatych” − czy to słuszne założenie? Czy współpraca z profesjonalistą to wysoki koszt?
Wedding planner to usługa… dla bogatych w świadomość. Każdy, kto po zrobieniu bilansu podliczy wynagrodzenie agencji i zestawi je z nakładem swojego prywatnego czasu, ryzyka błędnych wyborów i nietrafionych wydatków, prędzej czy później dojdzie do wniosku, że nie ma sensu szarpać się z projektem ślubnym samodzielnie. My nie odbieramy przyjemności, nie odbieramy wpływu na dokonywane wybory. My jesteśmy „ciałem doradczym” i ponosimy odpowiedzialność za swoje rekomendacje. Nianię też można znaleźć z internetu, ale większe bezpieczeństwo daje nam zatrudnienie niani przez agencję. Czy warto zapłacić agencji za weryfikację, za koordynację, za wiedzę? Warto i często jest to dla wielu naprawdę bezcenne. Jednak na pewno nie przekonam wszystkich, i to nie o to chodzi. Bo trzeba też umieć korzystać z takiej usługi, umieć zaufać. Z postawą „najlepiej zrobię wszystko sama” trudno o dobrą kooperację.
Wedding planner − czy to oficjalny zawód, czy wciąż bardziej hobby?
Trudno jednoznacznie powiedzieć. Dla mnie zdecydowanie zawód, od 12 lat co miesiąc zarabiam na życie, organizując śluby, wesela. Dla wielu osób − hobby. Kobiety zachęcone sukcesem w organizacji własnego ślubu, postanawiają wyjść z usługą na rynek. Tylko nie zawsze mają świadomość, że czym innym jest zorganizować swój jeden ślub, patrząc przez pryzmat Panny Młodej, czym innym obsługa np. 25 par narzeczonych jednocześnie. Tu chodzi nie tylko o to, by być ikoną stylu i mieć poczucie estetyki, tu chodzi o jakość obsługi Klienta, o dyplomację, empatię, rzetelność, doświadczenie w organizacji imprez, o znajomość techniki eventowej, o tzw. Client Service, a nie amatorską próbę doradzania w kwestii obrusów czy kwiatów. Rynek to jednak zwykle po jednym, dwóch sezonach weryfikuje i okazuje się, że to nie jest tak proste zajęcie, na jakie wygląda w telewizji.
Jak wygląda, jak się zmienia rynek ślubny w Polsce? Co aktualnie oznacza określenie „polskie wesele”? Czy wciąż jeszcze obraz nakreślony przez Smarzowskiego jest aktualny?
Działam na rynku od 12 lat. Zgodnie z moimi obserwacjami rynek się zmienia i profesjonalizuje. Coraz więcej doświadczeń, coraz więcej ciekawych podwykonawców, interesujących produktów. Na co dzień widzę w środowisku, w którym funkcjonuję, naprawdę świetne imprezy, wzruszające śluby, dopracowane uroczystości. Mało komu zależy, żeby jego ślub był byle jaki. Dziewczyny prześcigają się w pomysłach, w spełnianiu marzeń, często w pokonywaniu sporych oporów. Od mam Par Młodych słyszę: „Kiedyś tak nie było. Kiedyś po prostu jakaś biała suknia, jakiś obiekt, co ma termin, trochę kwiatów i dużo jedzenia, no i byle grali disco polo, nikt nie myślał tak jak teraz”. Czasy się zmieniły i mentalność się zmieniła. Podróżujemy, mamy dostęp do wszystkiego, co ładne, i chcemy tego dla siebie. Większe miasta na pewno więcej oferują, dają różnorodne możliwości. W mniejszych miastach pewnie trudniej przełamać sztampowe rozwiązania − jedna sala weselna, dwie dekoracje do wyboru i żadnych odstępstw od reguły. Ale można! Przy dużej determinacji może być perfekcyjnie. Często, niestety, widzi się dość masowe podejście do Klienta, a ten Klient, który chce czegoś innego, widziany jest jako czepliwy i męczący. A przecież nie da się organizować ślubów i wesel „z taśmy”. Ci, którzy dochodzą do takiego stanu, mają przed sobą marną przyszłość. Każda para to inna historia, otwarta na to, by ich uroczystości były wyjątkowe, gotowa za tę wyjątkowość zapłacić, tylko musi się chcieć. Klient ślubny jest coraz bardziej wymagający, świadomy i zamożny. Obrazki z „Wesela” Smarzowskiego − mam nadzieję, że już nie funkcjonują.
Czy wesele musi być drogie, żeby było ładne?
Zdecydowanie nie musi. Jednakże trzeba pamiętać, że jakość kosztuje, że za doświadczenie się płaci. Rynek ślubny to już nie rynek amatorów aktywujących się na letnie sezony. Można zrobić ślub i wesele na poziomie, bez setek tysięcy złotych. Liczy się pomysł, kreatywność i ludzie, którzy to zrobią. Ale nie ma nic za darmo. Przyznam, że na co dzień prowadzę wiele rozmów i słyszę wiele pytań: „Ojej, a dlaczego tak drogo?”. Odpowiadam − adekwatnie do jakości, adekwatnie do doświadczenia i know-how. Pytania mnie w sumie nie dziwią − no bo skąd ludzie mają wiedzieć, ile co kosztuje, jeśli nie organizowali dotąd żadnego wesela? Widełki cenowe są w każdej kategorii bardzo szerokie, są na rynku fotografowie za 2000 zł i za 9000 zł, są zespoły za 5000 zł i za 25 000 zł. Da się te oferty porównać i dostosować do oczekiwań. Błąd logiczny, który spora większość ludzi popełnia, polega na porównaniu kosztów produktu i usługi. Na przykład kwiat na giełdzie kosztuje 1 zł, to dlaczego ta kompozycja jest taka droga? Ona nie jest droga, ona uwzględnia czas pracy kogoś, kto kupi towar, czas pracy florysty, transport, magazyn, wypożyczenie wazonu, demontaż, umycie wazonu itd. Trzeba pamiętać, że np. w przypadku dekoracji to kupuje się usługę, a nie towar. Organizacja ślubu i wesela to pasmo nieustających wyborów i oczywiście nie zawsze Klienci mogą pozwolić sobie na wybory z najwyższej półki. Tak jak w każdej sferze życia.
Czy ma Pani jakąś złotą radę dla tych wszystkich par, które postanowiły samodzielnie zorganizować swoją uroczystość?
Niewiele par zdaje sobie sprawę, jak wiele działań trzeba skoordynować, aby uroczystość wypadła perfekcyjnie. Zazwyczaj dowiadują się o tym już w trakcie, na zaawansowanym etapie. Może to mało romantyczne, ale ślub i wesele trzeba potraktować jako projekt: który ma lidera, plan działań, timing działań, budżet ze stałym monitoringiem. Excel jest bardzo przydatny w pracy organizatora ślubu i tego zawodowego, i amatora. Najważniejsze i zarazem dla niektórych najtrudniejsze jest wypracowanie na początku drogi głównych założeń: jaki rodzaj ślubu chcemy wziąć, kiedy, gdzie, na ile osób, kto będzie finansował uroczystość, jakie mamy priorytety? Zadaniem wedding plannerów jest urealniać marzenia Klientów. Ci, którzy organizują swoje uroczystości na własną rękę, muszą urealnić swoje marzenia samodzielnie. I ten proces czasem trwa dobrych kilka tygodni. Osoby rozpoczynające przygodę ślubną nie mają zupełnie orientacji w kosztach. Niestety, w internecie można znaleźć wiele niewiarygodnych kosztorysów i cenników, które wykrzywiają rzeczywistość i tylko narażają młodych ludzi na rozczarowania. Rynek jest wciąż mocno rozproszony i trzeba sporo czasu poświęcić na dogłębną analizę. Nie należy porównywać kosztów 1:1, trzeba porównać zawartość oferty, a często i warunki umowy. Czasem widzę, jak łatwo ludzie wpadają w pułapkę: w jednym obiekcie menu jest 200 zł, to decydujemy się na ten, bo w tym drugim jest za 250 zł. No ale oferta za 250 zł jest wielokrotnie bogatsza i do tego obiekt ma korzystniejszą dla klienta umowę.
W czasie tych kilku czy kilkunastu miesięcy przygotowań bardzo łatwo się pogubić i skonfliktować. Dość naturalne jest, że Narzeczeni chcieliby uszczęśliwić i siebie, i gości, ale nie zawsze jest to możliwe. Swoim Klientów zwykle mówię: „Nie przejmujcie się tym, co ludzie powiedzą, ludzie zawsze coś powiedzą, zawsze znajdą się malkontenci, a wy róbcie tak, jak WAM się podoba, w końcu to WASZ ślub i wasze wesele”.
Amerykańskie filmy pokazują ceremonie ślubne w powietrzu, na plaży albo pod wodą. Czy to realne wizje? Na co można sobie pozwolić przy planowaniu ślubu?
W Polsce jest coraz więcej ceremonii na świeżym powietrzu, zarówno cywilnych, humanistycznych, jak i sporadycznie kościelnych. To rzeczywiście wariant interesujący coraz większą grupę ludzi. Każdego roku organizuję kilka czy kilkanaście takich ślubów: pięknych, romantycznych, wzruszających. Różnicę mamy często zasadniczą − pogoda. Dla mnie, organizatora tych ślubów plenerowych, to pasmo nieustających stresów. Nie da się takiej uroczystości planować bez opcji B, a czasem i opcji C. Pogoda w Polsce jest totalnie nieprzewidywalna, zmienna, coraz bardziej gwałtowna. Nie można nie brać pod uwagę zadaszenia czy nagłośnienia. Profesjonalna organizacja takiego ślubu wymaga większych nakładów niż ślub w USC czy kościele. Jasne, można zorganizować ślub w plenerze bez nagłośnienia, z pewnością będzie taniej, tylko goście nic nie usłyszą. Formalne śluby ekstremalne w Polsce są rzadkością. Ślub, zgodnie z prawem, musi być zorganizowany w sposób bezpieczny i dla urzędnika, i dla gości.
Czy istnieją trendy weselne? Kto je tworzy? A czy każdy pomysł Młodej Pary może się okazać tak dobry, że zostanie powielany przez kolejnych narzeczonych?
Trendy oczywiście istnieją. Inspiracje pochodzą z różnych źródeł, z obszaru mody, projektowania wnętrz, z rozwiązań praktykowanych za granicą. Wprowadzane są nowe atrakcje, przykład fotobudki − od kilku lat to chyba must have wesel. Wprowadzane są nowe rozwiązania kulinarne, np. stacje gotowania na żywo − kilka lat temu musiałam walczyć o takie stacje, dziś są już w wielu obiektach standardem. Duże wolno stojące napisy LOVE − 4 lata temu zainspirowałam jedną z firm dekoratorskich, żeby zainwestowała w takie litery, służyły jako alternatywa do zwykłych bufetów. Dziś na rynku liter i napisów jest cała masa. Na pewno osoby publiczne i ich wesela podlegają skrupulatnym analizom i są zdecydowanie wyznacznikiem trendów. Zgadza się, narzeczeni są nieskończonym źródeł pomysłów, w dzisiejszych czasach śluby żyją miesiącami, dzięki zdjęciom, blogom, portalom, mediom społecznościowym.
Czy prawdą jest, że wesela trzeba organizować z 2-letnim wyprzedzeniem?
Od 12 lat w zasadzie nie miałam żadnych Klientów, którzy z takim wyprzedzeniem organizowaliby ślub. Zazwyczaj jest to rok, maksymalnie półtora roku. Najczęściej do agencji zgłaszają się Klienci na 9−6 miesięcy przed terminem. W tym roku miałam kilka doświadczeń last minute − na organizację ślubu i wesela mieliśmy maksymalnie 2 miesiące. Wszystko zależy od tego, jakie para ma założenia, jak bardzo precyzyjne, wąskie. Być może założenia są tak wyśrubowane, że rzeczywiście tylko jeden obiekt wchodzi w grę w jednym terminie. Narzeczeni też różnią się podejściem do organizacji − są tacy, którzy od momentu podjęcia decyzji o ślubie nie chcą czekać za długo i nie chcą poświęcać na ten temat zbyt dużo czasu, a są tacy, którzy po pierwsze: muszą odłożyć środki, po drugie: jeśli organizują uroczystości samodzielnie, to pewnie wolą mieć więcej czasu. Nam, wedding plannerom, 2 lata nie są potrzebne na zorganizowanie perfekcyjnych ślubów i wesel.
Wszystkich osobom planującym ślub i wesele w 2018 r. życzę wyłącznie dobrych decyzji, trafionych podwykonawców, radosnych gości, aby zarówno proces przygotowań, jak i sam ślub i wesele były Waszą dumą i wzruszającym wspomnieniem. Nie zgubcie tego, co najważniejsze, siebie i swoich emocji.
Katarzyna Gajek
Ma opinię jednej z najlepszych konsultantek ślubnych w Polsce, szanowana przez środowisko i rekomendowana przez Klientów. Z pełną determinacją pracuje na rzecz popularyzacji zawodu wedding plannera w Polsce. Uczestniczyła w organizacji ślubów takich gwiazd, jak: Małgorzata Kożuchowska, Marta Żmuda-Trzebiatowska, Katarzyna Zielińska, Lucas Podolski oraz Jakub Rzeźniczak. Właścicielka agencji weddingowej Aspire – jednej z najbardziej doświadczonych w kraju. Ma na swoim koncie organizację ponad 300 ślubno-weselnych wydarzeń. Kocha to, co robi, i zaraża pozytywną energią. Mama 13-letniej Gabrysi.