Pałac, zamek, hotel, loft, karczma, stodoła, plaża, namiot…


CZYLI KILKA WSKAZÓWEK, JAK DOKONAĆ WYBORU LOKALIZACJI NA PRZYJĘCIE WESELNE!

Wybór miejsca, w którym zorganizujecie przyjęcie weselne, to pierwsze i jedno z najpoważniejszych zadań organizacyjnych w całym procesie przygotowań do tego wyjątkowego dnia. Poszukiwanie wymarzonej lokalizacji warto rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem, aby mieć w czym wybierać i być pewnym, że postawiliście na najlepsze dla Was miejsce. A jest w czym wybierać! Na rynku znajdziecie wiele możliwości. Co zatem trzeba wiedzieć, żeby dokonać dobrego wyboru?

Oczywiste jest, że gusty i priorytety narzeczonych różnią się ‒ jedni marzą o weselu w historycznym zamku, inni o przyjęciu pod gołym niebem albo na plaży. Dla kogoś najważniejsza jest wysoka sala z wielkimi oknami oraz darmowy parking, dla innych zaś wykwintne menu w przystępnej cenie i możliwość wniesienia własnego alkoholu. W każdym przypadku pamiętać trzeba o rozpatrzeniu dwóch różnych kwestii – poszukiwanej architektury oraz warunków, jakie oferuje obiekt. Od czego więc zacząć?

Pierwsza wskazówka

Spiszcie sobie, jakie są preferencje Twoje i Twojego narzeczonego. Czego nie może zabraknąć na Waszym weselu, bez czego zaś możecie się obejść, a czego na pewno nie chcecie. Czy ważne jest dla Was, żeby obiekt miał ogród? Jak daleko od miejsca zamieszkania powinien być położony? Czy konieczne jest, żeby sala było wyposażona w klimatyzację? Czy zależy Wam na przyjęciu w jednej większej sala, w której ustawione zostaną i stoły, i będzie parkiet, czy też mogą być to dwie odrębne sale? Czy akceptujecie inne imprezy, które potencjalnie mogą być zorganizowane w czasie Waszego wesela w tym samym obiekcie? Tego typu pytań jest wiele i warto na każde z nich wspólnie poszukać odpowiedzi.

Po spisaniu wszystkich kryteriów włączcie internet i rozpocznijcie pierwszą selekcję…

Nie bez znaczenia jest analiza, skąd będą przyjeżdżać goście. Jeśli spodziewacie się rodziny i znajomych z całej Polski, to warto wybrać lokalizację w centrum kraju, aby dojazd na przyjęcie wszystkim gościom zajmował podobny czas.

Inną niezwykle istotną sprawą jest odpowiedź na pytanie, czy w miejscu przyjęcia muszą się znajdować miejsca noclegowe.

Druga wskazówka 

Na wybór lokalizacji wpływ powinien mieć także charakter wesela. Jeśli podobają się Wam przyjęcia w stylu glamour, to wybierzcie miejsce, które już częściowo ma taką aranżację. Jeśli kochacie boho ‒ nie szukajcie pałaców. Oczywiście w większości lokalizacji można przeprowadzić metamorfozę, ale zazwyczaj pochłania ona duże środki finansowe. Przy ograniczonym budżecie na organizację wesela szukajcie miejsca, które nie wymaga realizacji scenografii, a raczej potrzebne będą tylko delikatne dekoracje dla podkreślenia uroczystego charakteru przyjęcia.

Trzecia wskazówka 

Kwestia dość oczywista, ale warta przypomnienia ‒ zdjęcia na stronach internetowych nie zawsze oddają realny charakter obiektów. Dlatego konieczne są osobiste wizje lokalne, na które trzeba się wcześniej umówić. Na takim spotkaniu menedżer obiektu pokaże jego potencjał i przedstawi ofertę. O ile to możliwe, dobrze jest przyjechać na oglądanie lokalu w dniu, w którym przygotowywane jest przyjęcie weselne. Dzięki temu obejrzycie nie tylko pustą salę, ale również pełne jej wyposażenie i najdrobniejsze detale, które później pomogą zadecydować o ostatecznym wyborze. Jeśli wizji lokalnych dokonujecie zimą, będziecie musieli także uruchomić wyobraźnię, aby zwizualizować sobie, jak pięknie może być tam latem.

Czwarta wskazówka 

Koniecznie szczegółowo przeanalizujcie każdą ofertę na organizację wesela. Nie wystarczy porównać ceny menu w obiekcie A i B. Struktura kosztów może być bowiem znacznie bardziej obszerna, i nie wszystkie opłaty muszą się zawierać w „cenie talerzyka”. Wykażcie się więc dużą czujnością, zbadajcie wszystkie aspekty organizacji przyjęcia i dopiero mając komplet informacji i kosztów, porównujcie wybrane lokalizacje. Sprawdźcie, jak jest skonstruowana oferta, co zawarte jest w cenie, a co trzeba doliczyć dodatkowo. Zawsze są jakieś pozycje z „gwiazdką”, dlatego starajcie się przewidzieć wszystkie możliwe koszty już na bardzo wczesny etapie przygotowań, aby później uniknąć rozczarowań. Pamiętajcie, żeby zwrócić uwagę na szczegóły. To, czy w czasie przyjęcia serwowany będzie kurczak czy łosoś, zawsze jest sprawą negocjowalną i nie powinno przesądzać o finalnym wyborze obiektu. Kluczowe jest ustalenie, na jaką liczbę godzin skalkulowane jest menu: 6, 8 czy 12 godzin, ilu kelnerów jest wliczonych w obsługę przyjęcia, czy hotel dysponuje niezbędnym wyposażeniem, jakie dodatkowe atrakcje oferuje, a następnie oszacowanie wspólnie z menedżerem  budżetu, biorąc pod uwagę planowaną liczbę osób.

Piąta wskazówka 

Umowa!!! Należy podejść do niej z dużą atencją.

Po pierwsze to kontrakt na sporą część Waszego ślubnego budżetu. Umowa zawierana jest z dużym wyprzedzeniem, więc zwykle dla osób, które profesjonalnie nie zajmują się organizacją wesel, trudność stanowi przewidzenie zawartości dokumentu, ryzyk i oczekiwań. Nie podpisujcie niczego pochopnie. Każdy zapis musi być dla Was zrozumiały. Pamiętajcie, że przedstawiona przez obiekt umowa jest tylko punktem wyjścia do rozmów. Taki dokument musi być symetryczny i zabezpieczać interesy obu stron. Wszystko, na co się umawiacie z menedżerem, powinno zostać w nim zapisane! Pamiętajcie, że menedżer może zmienić pracę, a umowa zostanie i przejdzie w ręce osoby, która nie znając Waszych ustnych ustaleń, będzie ją realizować.

Prawdopodobne jest, że nie znajdziecie wielu lokalów, które spełnią 100 procent Waszych oczekiwań. To zupełnie normalne. Dobrze zrobić sobie tabelę i wypisać mocne i słabe strony obiektu; to, czym obiekt nie dysponuje i co ewentualnie trzeba wypożyczyć z zewnętrznych firm. Z tabelą w dłoni łatwiej podjąć świadomą decyzję. Jeśli będziecie mieć jeszcze wątpliwości, warto dotrzeć do par, które zorganizowały swoje wesele w danym obiekcie. Dobre, profesjonalne miejsca nie powinny mieć problemu z udostępnieniem kontaktów, do osób, które dysponują informacjami z pierwszej ręki i mogą pomóc Wam w podjęciu decyzji.

 

Katarzyna Gajek

Założycielka i właścicielka agencji wedding plannerskiej Aspire, zajmującej się kompleksową organizacją uroczystości ślubnych i weselnych. Agencja istnieje od 2005 roku i jest jedną z najstarszych i najbardziej doświadczonych firm tego typu na polskim rynku. Katarzyna Gajek czynnie angażuje się w promocje zawodu wedding plannera w Polsce i pracuje na rzecz budowania jego standardów. Jest wybierana na reżyserkę niezapomnianych spektakli ślubnych i weselnych uroczystości przez najbardziej znanych i najbardziej wymagających klientów w Polsce, w tym wielu celebrytów i gwiazd. Jest autorką poradnika ślubnego „Ślub doskonały” wydanego przez wydawnictwo Zwierciadło.

aspire.pl