Czy istnieje uniwersalny plan dnia ślubu i wesela? Czy w ogóle warto mieć
taki harmonogram? Komu i do czego jest potrzebny? A jeśli już, to zapisać
w nim kilka najważniejszych punktów czy rozpisać go w najdrobniejszych
szczegółach? Jak to robią profesjonalni organizatorzy ślubów i wesel?
Co zrobić, aby w dniu własnego ślubu i wesela skupić swoją uwagę wyłącznie na „byciu Panną Młodą”, zajmować się gośćmi i dopiero co poślubionym mężem, świadomie przeżywać wszystkie te wspaniałe emocje? Przygotować scenariusz dnia ślubu i wesela! Z uroczystościami tymi jest jak z ważną premierą teatralną − nie ma dubli. Jeśli bukiet ślubny nie przyjedzie na czas, trzeba będzie iść do ślubu bez niego. Jeśli wideooperator spóźni się na błogosławieństwo, ten moment nie zostanie zarejestrowany na filmie. Jedni machną na to ręką, innym tego rodzaju perturbacje mogą popsuć nastrój. Nigdy nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego, ale możemy spróbować oszacować potencjalne momenty ryzyka i przygotować plan B. Albo nawet C.
SCENARIUSZ ma służyć zmniejszeniu poziomu stresu
W realizację przygotowań oraz organizację ślubu i wesela zwykle zaangażowanych jest od kilkunastu do czasem nawet kilkudziesięciu osób. To menedżerowie hoteli, domów weselnych, restauracji i innych ślubnych obiektów, to także muzycy, fotografowie, wideooperatorzy, wizażyści, fryzjerzy, kelnerzy, cukiernicy, kierowcy, dekoratorzy, floryści… Rzesza ludzi. Kluczem do sukcesu w ich zbiorowym wysiłku tego najważniejszego dla Panny Młodej dnia jest dobra komunikacja, tzw. zgranie. Ten najważniejszy dzień to układanka złożona z kilkudziesięciu puzzli, które trzeba ze sobą złożyć w odpowiedniej kolejności i we właściwym momencie. Scenariusz dnia ślubu i wesela to dokładny przewodnik dla wszystkich zaangażowanych w organizację ludzi. Harmonogram ten powinien być na tyle
szczegółowy, by po jego przeczytaniu każda z tych osób miała jasność, co, kiedy i w jakiej kolejności ma się wydarzyć.
Jeśli goście weselni mają zostać przywitani lampką szampana w ogrodzie pod lipą, a nie na parkingu, trzeba to zapisać w scenariuszu. Jeśli w kieliszku powitalnym Panny Młodej ma być woda, a w kieliszku Pana Młodego wódka, warto również zanotować to w scenariuszu. Trzeba w nim zamieścić wszelkie życzenia, oczekiwania, wskazówki i uwagi. Harmonogram, na którym sama pracuję, składa się zazwyczaj z dwóch części.
PRZYGOTOWANIA i montaż
Moduł pierwszy to PRZYGOTOWANIA I MONTAŻ. W tej części dokumentu rozpisujemy dokładnie, która ekipa co przygotowuje i ile czasu każda z nich potrzebuje na zakończenie swojej pracy. Wpisujemy tu wszystkie nazwiska i numery telefonów do osób, z którymi niezbędny jest kontakt na miejscu ślubu i wesela. Dołączamy informacje dodatkowe − o czym pamiętać przy każdej kategorii zadania oraz uwzględniamy deadline’y z zapasem czasowym, na wypadek nieprzewidywalnego.
PRZEBIEG DNIA ślubu i wesela
Część druga to PRZEBIEG DNIA ŚLUBU I WESELA − przygotowania, błogosławieństwo, ślub i wesele. W tym segmencie rozpisujemy dokładny plan działań związanych z Parą Młodą od momentu rozpoczęcia ich przygotowań. Tu znajdzie się na przykład odpowiedź na pytanie: czy najpierw fryzura, a potem makijaż, czy odwrotnie. Wszystko zależy od dyspozycyjności fryzjerów i wizażystów. Jeśli jednak do uczesania i umalowania przez jedną ekipę jest więcej osób, to Panną Młodą zajmują się możliwie najpóźniej, by jej wygląd był najświeższy. W harmonogramie szacujemy czas rozpoczęcia i zakończenia błogosławieństwa − tak by poinstruować fotografa, kiedy może się przemieścić na miejsce ślubu, nie pomijając na zdjęciach tego momentu.
Odnośnie do ślubu dokładnie rozpisujemy między innymi wygląd ślubnego orszaku − dzięki temu rodzina nawet w ogromnych emocjach jest w stanie odpowiednio się ustawić. Notujemy, jakie utwory i w jakiej kolejności mają zostać zagrane − na wypadek, gdyby muzycy mieli jakiekolwiek wątpliwości. Wypisujemy wszelkie wytyczne dotyczące ustawienia krzeseł, puf, elementów dekoracyjnych w kościele czy w USC. Jeśli trzeba o czymś księdzu czy urzędnikowi przypomnieć przed ceremonią, też robimy stosowne adnotacje.
Równie szczegółowo rozpisane jest wesele. Odnotowujemy, gdzie odbywa się powitanie Pary Młodej, czy Para Młoda życzy sobie tradycyjne powitanie z chlebem i solą czy nie, czy ma życzenie tłuc kieliszki na szczęście, czy i kiedy serwowany jest szampan na pierwszy toast, czy planowany jest jakiś konkretny utwór na wejście Pary Młodej. Jeśli zaplanowane są jakieś oficjalne przemówienia, to z góry ustalamy, kiedy mają się odbyć − tak aby kucharz wiedział, że na przykład będzie większy odstęp między serwisem zupy i dania głównego, bo w tym czasie nastąpi przemówienie taty Panny Młodej. Szacujemy, jak długo potrwa obiadokolacja weselna i o której godzinie planowany jest pierwszy taniec. Ustalamy, jak i kiedy ma być serwowany tort. Nie rozpisujemy harmonogramu co do minuty, ale co do kwadransa − już tak. Dzięki temu jesteśmy w stanie nadzorować realizację planu i reagować w momentach, kiedy coś
w planie ulega zmianie.
Tworząc harmonogram, pamiętamy o komforcie Państwa Młodych i bierzemy pod uwagę plan pracy osób zaangażowanych w organizację. Wiemy na przykład, że ustalanie szczegółów przebiegu przyjęcia weselnego z menedżerem obiektu na 6 miesięcy przed imprezą mija się z celem. Dla niego priorytetem będzie para, której wesele jest za tydzień. Scenariusz najlepiej zamknąć na 2 tygodnie przed ślubem i przekazać wszystkim, tak aby mieli przynajmniej kilka dni na jego przestudiowanie.
A gdzie miejsce na spontaniczność? − zapytają niektórzy. Wiem z doświadczenia, że w przypadku ślubów i wesel pełna spontaniczność może wprowadzić wyłącznie chaos. Dzięki dobremu planowi Państwo Młodzi będą mogli poczuć się zrelaksowani i spontanicznie okazywać sobie emocje.
tekst: Katarzyna Gajek www.aspire.pl