Wedding Planner- czy dobra orientacja w amerykańskich trendach ślubnych wystarczy ?

O blaskach i cieniach oraz codzienności wedding plannera opowiada Katarzyna Gajek – założycielka Agencji Ślubnej Aspire Wedding Planners, od ponad 13 lat organizującej śluby i wesela.

Stylowe miejsca, błyszczące szkło, masa kwiatów, piękne suknie, szampan, najlepsi kucharze… Nie brzmi jak opis pracy idealnej, którą chce wykonywać coraz więcej osób?

Brzmi, z pewnością. Tylko to, o czym pani mówi, widzą przede wszystkim weselni goście. Aby Państwo Młodzi i ich goście mogli ujrzeć cały ten blichtr, niezbędna jest wielomiesięczna praca rzeszy osób. Ja nie jestem konsumentem tych rarytasów, one są przygotowane dla gości. Moje zadanie to zadbać o jak najwyższe standardy, np. o wyprasowane pokrowce na krzesła. A to już nie brzmi tak glamour, prawda?

No dobrze, ale pyszna kolacja weselna cieszy także wedding plannera!

Oczywiście! Ale ma cieszyć przede wszystkim gości. Wedding planner znajdzie chwilę, żeby zjeść cokolwiek w czasie samego wesela. W czasie przyjęcia zajmuje miejsce przy stole dla podwykonawców, którym podawane jest często inne, nie bójmy się tego powiedzieć, mniej kosztowne menu.

Kwestia wyboru menu to jeden z trudniejszych elementów przygotowania przyjęcia weselnego. Jak wiadomo, każdemu smakuje coś innego. Ustalenie jednej wersji zabiera mnóstwo czasu. W miesiącach poprzedzających wesele organizujemy degustacje, często w nich bierzemy udział, wówczas próbujemy różnych delikatesów, sprawdzamy jakość tego, co serwuje restauracja czy catering.

Pani Kasiu, większość ludzi, tak jak ja, wyobraża sobie, że ze słuchawką w uchu, w eleganckiej sukience i na szpilkach dyryguje Pani zastępem pracowników oraz podwykonawców na przyjęciu.

Ta wizja jest prawdziwa, ale w niewielkim procencie. Słuchawka w uchu lub walkie-talkie czasem się pojawia, wszystko zależy indywidualnie od sposobu pracy wedding plannerki i lokalizacji. Zastępu pracowników nie mam. Wolę mówić, że zarządzam, nie dyryguję. Klient mnie wynajmuje właśnie po to, abym to ja przez tych kilka kluczowych godzin podejmowała dobre decyzje, rozwiązywała problemy i sprawiła, aby ten dzień upłynął bez perturbacji. Noszę sukienki przede wszystkim wygodne, eleganckie, muszą być dostosowane do okoliczności. Na przygotowaniach pracuję w przysłowiowych jeansach i przebieram się chwilę przed przybyciem gości. W dniu ślubu i wesela pracujemy często około 16 godzin non stop, zatem wygoda ma duże znaczenie.

Proszę się pochwalić, ile par szpilek i sukienek ma Pani w szafie na okazję tych wszystkich przyjęć? To wyzwanie ubrać się na wesela, na których jest się w sezonie co tydzień.

Ostatnia para butów, którą kupiłam z myślą o pracy, to… wygodne sportowe buty na żelowej podeszwie. Zaskoczyłam panią? Oczywiście, ważny jest wygląd, prezencja, ale mamy inne kryterium niż goście weselni. My musimy wyglądać profesjonalnie i skromnie. Nie możemy wyglądać jak gość weselny, bo zwyczajnie nim nie jesteśmy. Nie może być tak, że wedding plannerka swoją kreacją przyćmi suknie gości weselnych. Mam więc kilka biznesowych, jednolitych, nierzucających się w oczy sukienek i marynarek. Klasyczne szpilki? Nie dałabym rady. Przed weselem jestem na nogach prawie bez przerwy przynajmniej dwa dni, czasem także całą noc bezpośrednio przed. W dniu wydarzenia od wczesnego poranka pilnuję montaży… Sportowe wygodne buty są jedynym sposobem na przetrwanie tego czasu. Szpilki zakładam na chwilę, na część oficjalną. Kluczowe jest, by wedding planner się szybko i cicho przemieszczał, więc lepiej sprawdzają się eleganckie baleriny.

Z Pani opisu wynika, że bycie wedding plannerką to ciężka praca.

Tak właśnie jest. Praca eventowca to niebywale ciężkie zajęcie. Każdy, kto dotknął świata eventów czy świata gastronomii, potwierdzi tę opinię. Dodatkowo jest to praca polegająca na prowadzeniu wielu, kilkunastu projektów jednocześnie. Multitasking. Ktoś, kto serio traktuje tę pracę, pełnoetatowo, nie ma komfortu organizacji jednego wesela w roku, tylko obsługuje kilkunastu Klientów jednocześnie.

Jasne, że my pracujemy w przyjemnym otoczeniu: kwiatów, zapachów, białych obrusów, pięknych strojów, skrzypiec i to może wprowadzać w błąd, sugerując, że nasza rola sprowadza się do strzepywania kurzu z serwetek albo poprawiania welonów oraz winietek na stole. Dnia ślubu naszych Klientów nie zaczynamy od wizyty u wizażystki, fryzjera i strojenia się, tylko nieraz fizycznie pracujemy z naszymi podwykonawcami, by spełniać marzenia naszych Klientów, „boksując się” z nie zawsze przychylną rzeczywistością.

Proszę pamiętać również, że duża część naszych wedding planningowych obowiązków to zwyczajna praca przy komputerze – tworzenie dokumentów, ofert, pisanie umów, research, kosztorysy, wielogodzinne spotkania. Praca z Klientem indywidualnym jest bardzo czasochłonna.

Jak w takim razie wygląda Pani życie prywatne? Kiedy znajduje Pani czas dla rodziny, przyjaciół…

Przyznaję, że godzenie tej pracy z życiem prywatnym jest dużym wyzwaniem. To na pewno kwestia ustalenia zasad współpracy z Klientem. Nie jestem do wynajęcia, z dostępnością 24 godziny przez 365 dni w roku. Z wiekiem wypracowałam asertywną postawę i dbam o work-life balance. Bo pomimo że kocham tę pracę i daje mi ona ogromną energię, to nie chcę się szybko wypalić. Kto chciałby mieć cokolwiek do czynienia ze sfrustrowanym czy ledwo patrzącym na oczy wedding plannerem. Mam elastyczny czas pracy, co sobie bardzo cenię. Często nie ma mnie w domu w soboty, zdarza się, że do późnych godzin pracuję przy komputerze, ale mam możliwość przygotowania córki rano do szkoły albo zjedzenia z nią obiadu po powrocie ze szkoły, co dla wielu kobiet pracujących w korporacjach od 9.00 do 17.00 nie jest możliwe. Na czas szkolnych wakacji przypada szczyt realizacji ślubnych i urlop rodzinny z prawdziwego zdarzenia nie jest dla mnie i mojej rodziny wtedy możliwy. Ten zawód wymaga pewnych poświęceń, dlatego decyzja o jego podjęciu powinna być świadoma i bardzo dobrze przemyślana.

Czy profesja wedding plannerki ma więcej plusów czy minusów?

Zna pani takie powiedzenie, że kto lubi swoją pracę, nie przepracuje w życiu ani godziny? Ja bardzo lubię swoją pracę, pomimo że czasem bywa niewdzięczna. To zajęcie bardzo kreatywne, ciągle szukamy nowych pomysłów i inspiracji, więc znajomość trendów jest potrzebna. Musimy być na bieżąco z tym, co dzieje się w branży dekoratorskiej, modowej i kulinarnej. Ale pamiętajmy, że to jednak głównie praca menedżerska, to sprzedaż, to zarządzanie, to relacje oraz negocjacje. Bez odrobiny menedżerskiego i gastronomicznego doświadczenia trudno być dobrym wedding plannerem. Najpierw trzeba Klienta pozyskać, obsługiwać go na takim poziomie, by przez wiele miesięcy czuł z tego satysfakcję, potem skutecznie wdrożyć w życie to, czego Klienci oczekują i co zostało ustalone, pokonać przeszkody, stresy i różne bariery. Bycie na bieżąco z nowinkami ślubnymi to zdecydowanie za mało, żeby uprawiać profesjonalnie ten zawód.

Cenne jest to, że każde zlecenie to szansa na poznanie nowych ludzi, na ciekawe spotkania, na zetknięcie się z nową energią. Spotkania z tak szerokim kręgiem ludzi otwierają nowe drogi, dają szanse na nowe wyzwania. Z ręką na sercu mogę powiedzieć, że przez 13 lat wykonywania tego zawodu nigdy się nie nudziłam. 

Pani Kasiu, to na koniec proszę powiedzieć, co w Pani zawodzie jest najfajniejsze?

Cały trud organizacyjny, miesiące pracy, zmęczenie, wyrzeczenia to wszystko mija w momencie, kiedy… w trakcie wesela Państwo Młodzi łapią mnie i dziękują, mówiąc, że tego, czego doświadczyli, nie zapomną do końca życia. Że wszystko przeszło ich oczekiwania. Kocham momenty, kiedy Para Młoda wchodzi na cudnie zaaranżowaną salę i Panna Młoda… płacze ze wzruszenia, patrząc w moją stronę, a ja wzruszam się razem z nią. Albo kiedy Pan Młody następnego dnia po ślubie dzwoni i mówi: „Pani Kasiu, nooo, miała pani rację, cieszę się, że pani zaufaliśmy, nie żałujemy ani złotówki. Miała pani rację, że dobrze było zrobić, x, y, z, zwracam honor”. To cenniejsze niż czyste pieniężne wynagrodzenie. To największa nagroda i chwila, w której wiesz, po co robisz to, co robisz, i że jesteś w dobrym miejscu. W tym zawodzie trzeba być biznesowo twardym, ale jeśli ktoś jest dodatkowo empatyczny i wrażliwy, to znajdzie lepsze porozumienie z Klientami.

Bardzo dziękuję za rozmowę, życzę pani cudownych Klientów i dużo dalszej satysfakcji.